Come prepararsi nel modo migliore ad un fiera di settore
Se state preparando una fiera di settore ecco una tabella di marcia che vi può aiutare ad organizzare tutti i passaggi necessari. Penso soprattutto alle fiere di Tecnologia ed Industria settori produttivi importanti che si incontrano in grandi eventi internazionali, per partecipare con successo è necessaria una pianificazione accurata.
Fase 1: 12+ mesi prima della fiera
- Imposta la tua strategia
- Inserisci la fiera all’interno della tua strategia globale di marketing e vendita.
- Sviluppa un bilancio dettagliato dei costi e prevedi il ritorno sull’investimento.
Fase 2: da 9 a 12 mesi prima della fiera
- Stabilisci obiettivi specifici per la fiera come numero di trattative, contratti chiusi o lead generati, …
- Identifica le tue esigenze di spazio per gli stand, ed eventuali risorse messe a disposizione dall’organizzazione stand, banner, marketing, articoli promozionali…
- Registrati e prenota il tuo spazio espositivo e richiedi tutti i dettagli sui requisiti tecnici e logistici
- Sviluppa un piano di marketing per sponsorizzare la tua partecipazione alla fiera che utilizzi un mix di media per raggiungere tutti i potenziali clienti. Il tuo piano dovrebbe essere diviso in tre sezioni:
1. Pre-Show Marketing,
2. At-Show Marketing,
3. Post-Show Marketing.
Fase 3: da 6 a 9 mesi prima della fiera
- Scrivi uno script di vendita/promozione convincente che attraversi tutti i punti chiave che vuoi comunicare sul tuo prodotto/servizio. Deve riuscire ad esprimere tutti i concetti fondamentali in 30 secondi o (preferibilmente) in meno. Tu e il tuo staff avrete bisogno di provarlo diverse volte per usarlo con sicurezza e naturalezza durante la fiera, (traducetelo e provatelo in diverse lingue se necessario).
- Definisci le esigenze di design, layout e grafica del tuo stand, considera anche le esigenze di illuminazione e la possibilità di una saletta riservata
- Decidi se e quali omaggi e gadget utilizzare e pensa a strategie promozionali per attirare visitatori nella tua area espositiva.
- Definisci brochure e materiale cartaceo di cui avrai bisogno durante la fiera, comincia la progettazione e la stampa.
Fase 4: da 3 a 6 mesi prima della fiera
- Ordina gadget e articoli promozionali.
- Scegli lo staff da mandare in fiera e pianifica sessioni di preparazione.
- Iniziare a organizzare il viaggio, e la spedizione del materiale.
Fase 5: da 1 a 3 mesi prima della fiera
- Crea pacchetti di follow-up da inviare subito dopo la fiera ai lead raccolti.
- Continua le attività di pre-show marketing, (newsletter, social, inviti personalizzati a clienti importanti, ecc.)
- Conferma le date di spedizione per il materiale e finalizza le modalità di viaggio
Fase 6: 1 settimana prima della fiera
- Completa la formazione del personale
- Conferma l’effettivo arrivo del materiale e di tutto quello che servirà durante la fiera
Fase 7 _ Attività di follow-up: da 1 giorno a 1 settimana DOPO la fiera
- Analizza i lead raccolti, invia pacchetti di follow-up e contattali secondo gli accordi presi durante la fiera.
- Valuta il raggiungimento degli obiettivi che ti eri posto per la partecipazione alla fiera
- Controlla di aver rispettato il budget previsto
- Calcola il ritorno sull’investimento per capire se continuare a partecipare a quella fiera (o a fiere simili) oppure cercare altre modalità di generazione dei lead